La fin de l’année 2016 approche déjà. C’est fou comme le temps passe vite ! Pour de nombreuses personnes, cette période est la plus chargée, avec des événements d’entreprise, des réunions de famille, des achats de Noël, des vacances et bien d’autres choses encore. Pour de nombreuses entreprises, en particulier dans le secteur du commerce de détail, c’est aussi l’une des périodes les plus chargées de l’année. Toutefois, dans certains secteurs ou entreprises, le mois de décembre est calme, ce qui en fait le moment idéal pour se projeter dans l’avenir et planifier l’année à venir. C’est le moment où les dirigeants peuvent enfin consacrer quelques heures ou quelques jours à l’établissement et à la finalisation des budgets de l’année suivante, à la hiérarchisation des projets à venir, à l’évaluation des performances des employés et à l’examen des objectifs et des critères de référence pour l’année suivante. Ce que nos consultants encouragent toujours, c’est de prendre le temps d’examiner les processus opérationnels et de déterminer ceux qui ne fonctionnent plus correctement. Par exemple, constatez-vous une augmentation du nombre de clients mécontents, une augmentation de la saisie manuelle de données, une duplication du travail, une augmentation des coûts, des délais non respectés, des employés frustrés et improductifs… ? Si c’est le cas, il est certainement temps d’améliorer les processus qui ne fonctionnent pas et qui sont à l’origine de ces problèmes.
Dans le monde d’aujourd’hui, les choses peuvent changer en un instant. Par conséquent, vos processus opérationnels étaient peut-être efficaces il y a cinq ans (ou même un an !), mais aujourd’hui, ils sont considérés comme inefficaces ou dépassés en raison de nouvelles technologies, de nouveaux objectifs, de changements dans le secteur ou chez les consommateurs, etc.
Que pouvez-vous faire ?
Nous avons compilé pour vous une liste de contrôle de fin d’année afin que vous puissiez relever les défis et améliorer les processus obsolètes pour 2017 ;
- Notez les principaux problèmes/défis que vous avez constatés au cours de l’année écoulée ;
- Où les coûts augmentent-ils ? Où se produisent la plupart des retards ? Comment se fait-il que les clients ou les fournisseurs soient de plus en plus mécontents ? Pourquoi les délais sont-ils constamment dépassés ? Pourquoi les erreurs augmentent-elles ? …
- Analyser ces processus. Concentrez-vous sur un ou plusieurs de ces domaines problématiques et faites-en votre priorité pour 2017. Un bon moyen de comprendre ce qui se passe est de parler directement avec les employés concernés par les processus et de recueillir leur avis sur les raisons pour lesquelles les choses ne fonctionnent plus aussi bien. Peut-être ont-ils une idée sur la manière de les améliorer. Il est essentiel que vous et toutes les personnes concernées compreniez exactement ce que ces processus spécifiques sont censés faire avant d’aborder les problèmes et de redéfinir les processus.
- Restructurez ces processus inefficaces; faites un brainstorming avec votre équipe et notez toutes les idées pour résoudre ces problèmes. De nombreuses entreprises font appel à un consultant au cours de cette étape, pour les aider à identifier les risques et les points d’échec possibles de chaque solution envisagée.
- L’étape suivante consiste à s’assurer des ressources nécessaires à la mise en œuvre du changement(changement = nouveaux processus ou modifications de processus nécessaires pour améliorer l’efficacité et résoudre les défis/problèmes actuels). Avez-vous besoin d’embaucher quelqu’un de nouveau ? Vous devez mettre en œuvre de nouvelles applications logicielles ou externaliser les services d’un fournisseur informatique ? Quoi qu’il en soit, c’est le moment de fixer le budget (veillez à ce qu’il soit réaliste !).
Par exemple, supposons que vous vous soyez rendu compte que les coûts ont augmenté avec l’accroissement des commandes entrantes en 2016. Cela s’explique peut-être par l’embauche d’un plus grand nombre de représentants commerciaux chargés de saisir toutes ces commandes dans le système de gestion. Vous avez maintenant plus de salaires, plus de saisie manuelle de données et donc plus d’erreurs (les erreurs humaines sont susceptibles de se produire lors de la saisie de données). Plus il y a d’erreurs dans les commandes des clients, plus il y a de clients insatisfaits. Quelle est la solution possible à ce problème ? Réduisez la saisie manuelle des données ou l’intervention humaine lorsqu’il s’agit de bons de commande entrants grâce à l’utilisation d’un service automatisé et intégré d’échange de données informatisées (EDI). Grâce à l’EDI, les bons de commande entrants peuvent être intégrés directement dans votre système de gestion. Aucune intervention humaine n’est nécessaire ! Cela permet de réduire les erreurs et d’accélérer le traitement des commandes et leur livraison aux clients. Un nouveau budget sera alors nécessaire pour 2017 pour un projet d’intégration EDI.
Le fait de passer en revue la liste de contrôle ci-dessus avant la nouvelle année vous permettra de constater de réelles améliorations l’année prochaine. Il est temps de vous assurer que vos processus sont efficaces et rationalisés, que vos employés sont productifs, heureux et correctement formés, que vos clients sont satisfaits et que les technologies utilisées sont à jour, simples et bien adaptées à votre entreprise. Nous constatons que trop d’entreprises utilisent des solutions logicielles complexes, et que leurs dirigeants se demandent alors pourquoi leurs processus sont si complexes. D’ici 2017, les entreprises chercheront à disposer de solutions plus abordables, plus souples et plus simples afin d’être plus agiles face au changement. Établissez votre plan et des budgets réalistes afin de bénéficier de processus efficaces et rationalisés.
En septembre dernier, nous avons publié un article intitulé « 
Il est toujours difficile de savoir ce dont votre entreprise a besoin en termes de logiciels informatiques sans avoir vu ou testé d’autres systèmes. En outre, nous sommes tous des créatures d’habitudes ; une fois que nous sommes habitués à travailler d’une certaine manière, nous ne la remettons pas en question, car elle devient une seconde nature. Cependant, cela peut être préjudiciable à une entreprise. Ce n’est que lorsqu’une entreprise commence à connaître une croissance, une expansion ou une augmentation rapide des ventes qu’elle se rend compte qu’il y a trop d’inefficacité qui peut l’empêcher de se développer. Le plus souvent, ce sont les entreprises qui n’ont pas mis à jour ou modifié leur système existant depuis des années, ou qui n’ont pas de système du tout, qui seront les plus touchées. 
De nombreuses petites entreprises s’appuient largement sur des feuilles de calcul Excel et des documents Word pour mener à bien leurs activités quotidiennes. Je ne saurais trop insister sur le fait que cela peut convenir à une entreprise qui débute, car les programmes Microsoft Office sont des outils puissants, dans les limites du budget d’une entreprise et bien connus des employés. Cependant, à long terme, ces programmes peuvent être assez dangereux pour la survie ou la croissance de l’entreprise. 
