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6 façons de réaliser une implémentation logicielle facile

Au cours de nos années d’expérience dans la mise en œuvre de logiciels, nous avons rencontré des chefs d’entreprise qui ont différents points de vue sur l’utilisation de la technologie informatique tels que le système ERP, le logiciel CRM, ainsi que la mise en œuvre du logiciel et l’intégration de logiciels en général. Peut-être, vous vous reconnaissez parmi ceux qui sont:

Actuellement, n’ont pas un système de gestion de logiciel

Vous mettez l’implémentation du système en attente et continuez à utiliser Microsoft Word et Excel pour stocker vos données sensibles jusqu’à ce que vous n’ayez plus d’autre choix que de passer à un système ERP / CRM.

Actuellement, vous utilisez un ancien système

Vous continuez à utiliser votre vieux système pour quelques années de plus et continuer à faire des corrections mineures ici et là pour tenir compte des changements dans votre industrie/entreprise

Faire des mises à niveau du logiciel

Peu importe ce que vous avez entendu ou vécu lors de la mise en œuvre de projets informatiques antérieurs, vous continuez à mettre à niveau votre logiciel, car vous savez qu’à long terme, cela sera plus avantageux pour les employés et la prospérité de votre entreprise.

Implémentation du logiciel: peur du changement

Pourquoi les implémentations des logiciels sont-elles connues pour être si pénibles pour les dirigeants d’entreprise? Parmi les causes les plus communes, nous trouvons le prix, la perte de temps et la crainte de grands changements. C’est un fait, car souvent, le prix final est si élevé. Normalement, les implémentations prennent plus de temps que prévu, tandis que le personnel résiste au changement de processus. Les nouveaux systèmes semblent trop complexes, donc ils prétendent qu’ils étaient mieux avec des feuilles de calcul Excel et des documents Word, ou tout simplement avec leur ancien système.

 Lecture utile:

Réaliser une implémentation du logiciel facile

Voici quelques conseils qui vous permettront d’avoir une mise en œuvre harmonieuse et d’éviter les problèmes majeurs énumérés ci-dessus.

1. Constituer une petite équipe interne pour superviser et gérer le projet de mise en œuvre.

Une équipe interne, composée de 5 employés ou moins, est essentielle pour une mise en œuvre réussie du logiciel. Ce groupe devrait être en interaction permanente avec tous les départements

et la direction. Ils travaillent main dans la main avec le fournisseur de services ERP. En plus de cela, il est préférable que ces employés ne soient pas distraits par leurs tâches quotidiennes normales, car ils devraient consacrer pleinement leur temps au projet de mise en œuvre du logiciel. Cela garantira que tout se passe bien et que les besoins de chacun sont satisfaits.

2. Embaucher un fournisseur qualifié en informatique / ERP

De nombreuses petites et moyennes entreprises ne disposent pas toujours d’une équipe informatique interne. De nos jours, une équipe informatique interne n’est même plus nécessaire en raison de l’émergence de l’informatique en nuage et du logiciel en tant que service.

Cependant, il est très important d’embaucher le bon fournisseur de logiciels qui peut agir en tant que votre consultant informatique et l’équipe de mise en œuvre de l’ERP pour votre projet ERP SaaS. UN consultant/fournisseur ERP qualifié devrait avoir:

  • L’expérience et les connaissances informatiques nécessaires
  • Une solide compréhension des affaires
  • Excellentes compétences en communication, car ils travailleront main dans la main avec votre équipe interne (comme mentionné au # 1)
  • Fournir une analyse détaillée des différents coûts initiaux (y compris les éventuels frais pour des situations imprévues au cours de la mise en œuvre)

3. Obtenir le soutien complet de la direction

La direction doit rester unifiée dans l’appui au projet. Ils doivent continuellement encourager et motiver leurs équipes à ne pas abandonner.

Le soutien de la haute direction n’est pas seulement un soutien financier, mais un encouragement, car cela peut être un moment difficile pour les employés de s’habituer à un nouveau système et potentiellement de nouveaux processus.

En plus de cela, comme il y aura beaucoup de formation des utilisateurs finaux, il peut être très utile si la direction peut alléger certains membres de l’équipe des responsabilités habituelles – en particulier l’équipe de mise en œuvre interne au cours de cette courte période de temps.

4. Prendre les bonnes décisions en matière du « budget informatique »

La direction doit définir le rôle des TI avant de prendre une décision. L’informatique peut jouer un rôle majeur dans la réalisation des objectifs de l’entreprise. C’est pourquoi le service de la comptabilité

 doit bien comprendre la stratégie informatique afin de prendre les bonnes décisions en matière d’investissements logiciels.

Il s’agit de voir l’informatique non pas comme un coût, mais plutôt comme un investissement.

 5. Présenter au personnel les nouveaux processus et normes AVANT la mise en œuvre

Habituellement, les PME ont des environnements et des processus informels et indisciplinés.
Le gros problème est que les systèmes ERP et autres solutions informatiques apportent la rigidité procédurale et la discipline. C’est à ce moment que la résistance des utilisateurs et des conflits est susceptible de se produire.

Les dirigeants doivent apporter une certaine cohérence de processus et des procédures normalisées avant que la mise en œuvre logicielle commence. Il s’agit d’intégrer les employés dans ce nouvel environnement de travail.

6. Formez toute votre équipe à utiliser le nouveau système

Investir dans la formation des utilisateurs  n’est pas optionnel si vous voulez avoir une implémentation réussie et harmonieuse. Si vos employés ne savent pas comment utiliser le système de la bonne façon, ils vont commencer à résister et votre équipe ne pourra pas travailler aussi efficacement que possible.

Pour une formation réussie, commencez ce processus pendant la mise en œuvre et poursuivez également après la date de lancement. Suivez ces étapes:
– établir des objectifs

– demandez à l’équipe interne d’évaluer les besoins de chaque utilisateur et les exigences de formation

– créer un programme de formation et un horaire

– demander au consultant en informatique / ERP d’informer et de former les utilisateurs

Résumons: pour réaliser une implémentation logicielle facile, vous devez:

  • Mettre en place une petite équipe interne pour gérer le projet d’implémentation
  • Embaucher un fournisseur informatique qualifié
  • Obtenez un soutien complet de la part de la haute direction
  • Définir le rôle des TI pour prendre de meilleures décisions budgétaires
  • Initier le personnel aux nouveaux processus et normes dès le début
  • Former les utilisateurs finaux sur le nouveau logiciel

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4 erreurs à éviter lors de la mise en œuvre d’un ERP

Une phase de mise en œuvre d’un ERP est généralement la période au cours de laquelle des erreurs se produisent et où la panique et la peur commencent à s’installer parmi les dirigeants et les employés de l’entreprise. Souvent, nous entendons des histoires cauchemardesques sur les implémentations informatiques ; soit parce que la mise en œuvre a dépassé le budget, au-delà du délai prévu, soit parce qu’elle était trop complexe et a rapidement résisté aux employés de l’entreprise.

Dans l’article d’aujourd’hui, nous partagerons 4 erreurs à éviter pour réussir la mise en œuvre d’un ERP.
Prendre des raccourcis pendant cette phase du projet n’est pas dans le meilleur intérêt de votre entreprise et de vos employés, il est donc préférable de faire les choses dès le départ.

1.    Accélérer le processus de sélection des fournisseurs

Bien souvent, les entreprises ne font pas les recherches nécessaires avant de choisir leur fournisseur ERP. Ils choisissent simplement le fournisseur ou le logiciel le plus connu ou le plus parlé du marché. Souvent, ces solutions logicielles ne conviennent pas à ces petites et moyennes entreprises et les dirigeants d’entreprise sont rapidement déçus du système ainsi que du support informatique qui leur est proposé.

2.    Être irréaliste quant aux attentes en matière de calendrier de mise en œuvre

Une autre erreur majeure que nous constatons régulièrement concerne les délais irréalistes attachés aux projets de mise en œuvre d’ERP. La mise en œuvre est une étape tellement importante dans ce projet de mise à niveau logicielle que précipiter cette partie est une grave erreur. Discutez avec votre fournisseur ERP et obtenez son avis sur ce délai, car il devrait être en mesure d’évaluer le travail impliqué dans votre cas spécifique.

3.   Laisser la responsabilité de la mise en œuvre de l’ERP uniquement au fournisseur informatique

Il est important de comprendre que pour que toute mise en œuvre informatique soit réussie et adoptée à bras ouverts par les utilisateurs (employés), toutes les personnes concernées par ce changement doivent être impliquées pendant cette phase. Il sera bénéfique que tous les utilisateurs de logiciels de l’organisation testent le nouveau système, partagent leurs commentaires et s’habituent simplement à la nouvelle façon de faire les choses afin d’avoir une mise en œuvre efficace et une transition en douceur de l’ancien au nouveau.

4.   Surveiller la formation des utilisateurs pendant et après la mise en œuvre

La formation des utilisateurs ne doit absolument pas être négligée, car elle est extrêmement cruciale pour une mise en œuvre efficace d’un ERP. Si les utilisateurs ne savent pas comment utiliser correctement la solution ERP, les avantages ne seront pas visibles et la productivité des employés en souffrira. Prenez simplement le temps de vous assurer que tous les membres de l’organisation reçoivent l’éducation et la formation appropriées.

Les méthodes ci-dessus peuvent éviter les désastres lors des phases de sélection et d’installation du logiciel, vous laissant ainsi une mise en œuvre fluide de l’ERP. Des obstacles peuvent encore être rencontrés ici et là, mais si vous avez des objectifs réalistes et un bon plan de mise en œuvre, votre organisation sera en mesure de les surmonter et de récolter immédiatement les avantages d’une bonne solution ERP.

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Accepter le changement pendant et après la mise en œuvre d’un logiciel informatique

Mise en œuvre de logiciels informatiques

La mise en œuvre de logiciels informatiques est une étape cruciale dans l’amélioration des processus d’une organisation. Cet article explore les différentes étapes et les meilleures pratiques nécessaires à une mise en œuvre réussie. Découvrez comment planifier, préparer, déployer et maintenir efficacement les logiciels tout en minimisant les perturbations opérationnelles. Maximisez le potentiel de votre entreprise en établissant des processus solides et en exploitant pleinement les fonctionnalités du logiciel.

L’un des plus grands défis qu’une entreprise doit relever au cours d’un projet de mise en œuvre informatique est de faire accepter à tous les employés (c’est-à-dire aux utilisateurs du nouveau système) l’arrivée du changement. De nombreux employés s’habituent à effectuer des tâches spécifiques de la même manière à chaque fois. À un certain moment, ces tâches deviennent des habitudes. La mise en œuvre d’un nouveau système logiciel, comme une solution ERP, oblige fondamentalement ces employés à rompre avec leurs habitudes en accomplissant leurs tâches et leurs projets d’une manière différente, bien que plus efficace. Lire la suite

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