Quiz : Prêt à franchir le pas et à démarrer un nouveau projet de mise en œuvre de logiciel dès aujourd’hui ?

 

Est-il évident que votre équipe effectue trop de travail manuel ? OUI NON

Voyez-vous régulièrement votre équipe passer plus de temps à saisir des données tout au long de la journée qu’à accomplir réellement ses tâches ? S’appuient-ils beaucoup sur la paperasse plutôt que sur votre système de gestion actuel ?

Êtes-vous actuellement dans une période « lente » au travail ? OUI NON

Ce n’est jamais une bonne idée de démarrer un projet de mise en œuvre d’un logiciel pendant une période chargée. Si vous savez que vos mois de « pointe » s’étendent de mai à octobre, il est préférable de réserver quelques mois pendant l’hiver pour la mise en œuvre. Ceci est important puisque vous aurez besoin d’une équipe pour planifier et gérer ce projet en interne et travailler aux côtés du fournisseur de services informatiques. De plus, votre équipe devra être correctement formée sur le nouveau système logiciel, ce qui est une bonne idée lorsqu’elle n’est pas submergée de tâches et de projets.

Votre entreprise a-t-elle récemment connu des changements majeurs ? OUI NON

Habituellement, lorsque les entreprises ont mis en œuvre leur système existant, c’était il y a de nombreuses années. Dans la plupart des cas, de nombreux changements ont été apportés aux processus métier ou à l’entreprise en général depuis lors ; tels que l’expansion de la clientèle et/ou de la gamme de produits, des partenaires commerciaux supplémentaires avec des exigences commerciales supplémentaires, etc. Dans ces cas, votre système existant ne sera pas en mesure de suivre le rythme de la croissance de votre entreprise, c’est à ce moment-là que vous commencerez à voir votre équipe revient à un travail plus manuel.

Votre dernière mise à jour logicielle date-t-elle de 3 ans ou plus ? OUI NON

Parfois, nous sommes tellement absorbés par nos tâches quotidiennes et nous continuons à repousser toute sorte de mise à niveau logicielle. Cela peut durer des années. Après un certain point, votre système deviendra obsolète et il sera temps de procéder à une mise à niveau logicielle. En années « informatique », 3 ans, c’est long ! Les systèmes doivent généralement être mis à niveau de manière continue, car des progrès sont toujours réalisés dans le monde technologique et des changements constants dans les processus métier peuvent affecter le système. Si vous attendez trop longtemps, il y aura une déconnexion entre votre système et vos processus métier ; c’est à ce moment-là que les gestionnaires commencent à voir des inefficacités.

Est-il devenu compliqué d’utiliser plusieurs systèmes et bases de données pour gérer l’entreprise ? OUI NON

Il est courant que les petites entreprises se retrouvent à utiliser plusieurs systèmes pour différentes fonctions qui ne sont pas intégrés. Cela peut entraîner des barrières de communication et des difficultés de reporting car il existe plusieurs bases de données auxquelles accéder. Le moyen le plus efficace serait que l’ensemble de l’organisation utilise un seul système et une seule base de données.

Vos managers manquent-ils d’informations en temps réel et de génération de rapports pour prendre des décisions précises ? OUI NON

Les informations en temps réel sont cruciales pour les dirigeants d’entreprise car elles leur permettent de prendre des décisions éclairées en fonction de ce qui se passe sur le moment. Les problèmes peuvent être traités et résolus avant même qu’ils ne surviennent, car les responsables auront accès à des analyses en temps réel pour mieux suivre les données et les changements et prédire les tendances.

Votre stratégie informatique est-elle correctement définie et alignée sur la stratégie de votre entreprise ? OUI NON

Si oui, il est probable que le budget adéquat puisse être alloué à une nouvelle solution logicielle et à un projet de mise en œuvre. Dans de nombreux cas, parce que l’équipe comptable ne comprend pas pleinement le rôle de l’informatique, elle le considère comme un coût plutôt qu’un investissement. C’est pourquoi les PME prennent souvent de mauvaises décisions et peut-être pourquoi les projets de mise en œuvre de logiciels sont reportés ou annulés en raison de contraintes budgétaires.

Si vous avez majoritairement répondu OUI aux questions ci-dessus :

C’est l’heure! Vous devez absolument commencer à préparer votre équipe aux nouveaux changements et à constituer une équipe interne pour gérer et planifier la mise en œuvre du logiciel. C’est également le moment de trouver un fournisseur de logiciels capable d’offrir à votre entreprise exactement ce dont elle a besoin pour améliorer son efficacité globale et rationaliser et automatiser vos processus commerciaux. Cette équipe informatique travaillera main dans la main avec votre équipe interne pour mener à bien la mise en œuvre. Consultez au préalable un expert informatique pour comprendre la meilleure façon de procéder.

Si vous avez majoritairement répondu NON aux questions ci-dessus :

Ce n’est peut-être pas le bon moment pour passer à un nouveau système logiciel. Cependant, si vous estimez que votre entreprise dispose actuellement du budget nécessaire pour une nouvelle mise à niveau et que vous traversez une période de travail « lente », cela peut être le bon moment. La mise à niveau d’un ancien système logiciel AVANT que les problèmes ne surviennent est toujours recommandée et constitue la meilleure solution. Assurez-vous simplement que votre équipe est prête à gérer un changement important et que votre équipe comptable comprend le rôle de l’informatique dans l’entreprise. L’informatique peut avoir, et a généralement, un impact significatif sur l’efficacité d’une entreprise qui, à long terme, a le potentiel de réduire les coûts, d’améliorer la productivité, d’augmenter la satisfaction des clients/partenaires, et bien plus encore.

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