Système de gestion

Lorsque votre fournisseur de services informatiques vous demande « Que voulez-vous que votre système de gestion fasse pour votre entreprise ?
« , vous devriez déjà avoir une liste des domaines et des aspects précis de votre entreprise qui doivent être améliorés. Vous voudrez peut-être être en mesure d’envoyer des factures plus rapidement, de traiter les commandes des clients plus vite, d’expédier les livraisons à temps, de recevoir les bons de commande par voie électronique, d’éliminer la saisie manuelle des données pour ces commandes, etc.

Par conséquent, afin de déterminer tout cela, vous devrez dresser une liste des points sensibles et des problèmes de votre entreprise (il peut s’agir de problèmes auxquels votre entreprise est actuellement confrontée et/ou de problèmes que vous pouvez prévoir à l’avenir).

Voici quelques exemples de points douloureux communs aux entreprises :

Problèmes et solutions

Par exemple, un domaine clé que de nombreuses entreprises considèrent comme un énorme point sensible est la saisie manuelle des commandes dans leur service clientèle. Jour après jour, cette équipe passe la majeure partie de son temps à saisir manuellement les commandes dans le système logiciel actuel. Ce temps pourrait être consacré à d’autres tâches importantes, comme le traitement des demandes de renseignements des clients, l’aide à la vente des produits et services de l’entreprise, la tenue des comptes clients, la réponse aux appels téléphoniques, etc.

La solution à ce problème spécifique est l’EDI. Toutes les commandes et factures sont automatiquement reçues et envoyées directement vers et depuis votre système de gestion, sans aucune intervention humaine. De nombreuses heures par jour sont libérées grâce à l’EDI. Votre équipe peut désormais se concentrer sur ses propres tâches et responsabilités et veiller à la satisfaction des clients.

Un autre exemple concerne la gestion et le suivi des marchandises dans l’entrepôt d’une entreprise. Actuellement, trop de fabricants n’ont pas encore éliminé leurs processus papier. Si vous entrez dans un de ces entrepôts, vous verrez encore des employés se promener avec des blocs de papier et des stylos pour enregistrer les données. Il peut être très difficile pour les gestionnaires de suivre correctement tous les stocks/articles afin de s’assurer que toutes les commandes et expéditions sont effectuées et livrées à temps et de savoir où tous les articles sont placés dans l’entrepôt.

Le passage au zéro papier implique que ces employés utilisent des appareils portatifs (lecteurs de codes-barres) pour scanner les boîtes ou les articles entrants et sortants, et que ces données soient intégrées de manière transparente dans leur système de gestion. Les gestionnaires pourront visualiser en temps réel les modifications apportées à l’entrepôt dès qu’elles se produisent. La solution à ce problème serait un système de gestion d’entrepôt (WMS).

Un autre problème commun aux entreprises concerne les rapports et les analyses. Dans de nombreux cas, les propriétaires de petites entreprises comptent sur leurs employés pour leur fournir des rapports d’activité ou les informations dont ils ont besoin pour prendre des décisions. Un point sensible pour ces entreprises serait la dépendance à l’égard des autres pour prendre des décisions rapides et précises. Les propriétaires et les dirigeants doivent avoir toutes les bonnes informations à portée de main à tout moment. Certaines décisions peuvent devoir être prises rapidement sans s’appuyer sur des personnes clés (que se passe-t-il si ces personnes sont en vacances, absentes ou démissionnent ?)

Tout cela peut être résolu grâce à une solution de veille stratégique (comme Tableau) intégrée à un système de gestion intégré (comme ErpWizard), où toutes les données se trouvent dans UNE seule base de données. La veille stratégique et l’analyse permettent aux gestionnaires de tirer profit de leurs données afin de répondre à des questions plus approfondies et de prendre des décisions plus difficiles. Aujourd’hui, il est essentiel de visualiser vos données pour explorer des questions, découvrir des informations et partager des histoires avec vos employés, vos clients, etc. Il s’agit de transmettre les bonnes données aux bonnes personnes, rapidement !

Il ne s’agit là que de quelques exemples clés de points douloureux et de solutions. Par conséquent, une fois que vous serez en mesure d’identifier les principaux problèmes ou limites de votre propre entreprise et de comprendre quelles fonctions ou caractéristiques sont nécessaires pour résoudre ces problèmes, vous saurez exactement ce qu’il faut rechercher et quelles questions poser à votre fournisseur de services informatiques. De plus, une fois que vous aurez mis en place le bon système, vous saurez comment suivre les améliorations et trouver des opportunités de croissance.

Si vous avez besoin d’aide pour identifier vos points sensibles, n’hésitez pas à nous contacter pour une consultation gratuite.