Pourquoi l’EDI est si demandé en 2015

L’un des objectifs des dirigeants d’entreprise est d’accroître l’efficacité tout en maintenant les coûts au plus bas. Bien sûr, cela peut être difficile sans les outils appropriés en place, ce dont beaucoup d’entreprises au Canada ne disposent toujours pas. Heureusement, il semble qu’au cours de la dernière décennie, de plus en plus d’entreprises ont tiré parti de l’informatique, mais cette croissance n’est toujours pas ce qu’elle devrait être.

La communication EDI est l’un des moyens de tirer parti de la technologie pour échanger des documents entre fournisseurs et vendeurs. Elle élimine le besoin de bons de commande, de factures, etc. sur papier et permet des canaux de communication plus rapides et plus faciles. On estime que plus de 90 % des entreprises du Fortune 500 aux États-Unis utilisent l’EDI ; il est grand temps que les petites entreprises entrent elles aussi dans le jeu.

Il fut un temps où les analystes prédisaient la fin de la communication EDI dans le monde du B2B. Il s’avère qu’ils avaient tort. L’EDI est toujours en demande et devient accessible non seulement aux grandes entreprises mais aussi aux petites et moyennes entreprises. C’est difficile lorsque de grands détaillants comme Wal-Mart n’acceptent de faire affaire qu’avec des fournisseurs qui utilisent l’EDI. Les petites entreprises perdent des contrats avec ces détaillants parce qu’elles estiment ne pas avoir les moyens de mettre en œuvre une solution EDI. Par conséquent, ils continuent à utiliser des processus de communication sur papier entre leurs acheteurs ou leurs fournisseurs. Regardez la différence de temps de réponse et d’efficacité entre les méthodes basées sur l’EDI et celles basées sur le papier :

EDI

L’ensemble du processus d’envoi et de réception des bons de commande et des factures par EDI peut être réalisé en quelques heures. Le système de gestion d’un fournisseur peut recevoir un bon de commande EDI et en informer instantanément le service d’expédition. La commande peut être traitée rapidement et une facture EDI peut être transmise directement à l’acheteur. Cela permet à une entreprise de traiter davantage de commandes et de recevoir des paiements beaucoup plus rapidement sans aucune intervention manuelle.

Papier

Les entreprises qui envoient et reçoivent des documents papier sous forme de bons de commande et de factures sont plus sujettes aux erreurs en raison de la saisie manuelle des données. Un bon de commande est créé lorsque quelqu’un saisit manuellement les données dans son système, l’imprime et l’envoie par courrier, télécopie ou courriel au fournisseur. Une fois que le fournisseur l’a reçue et commence à la traiter en saisissant manuellement la commande dans son système de gestion, il peut alors créer manuellement une facture, qui doit ensuite être renvoyée par l’un des trois moyens ci-dessus.

Cette méthode basée sur le papier est une façon assez fastidieuse de faire des affaires. Avec tous les progrès technologiques réalisés au cours de la dernière décennie, il est regrettable que les entreprises continuent à communiquer de cette manière. Cependant, ce que beaucoup de dirigeants d’entreprise ignorent, c’est qu’ils peuvent convertir des documents papier (ou des PDF) en EDI ou en XML. Cela permet d’économiser beaucoup de temps et d’efforts et les délais de réponse aux commandes et aux factures sont rapides.

Il semble que l’EDI soit beaucoup plus efficace et ait un impact plus positif sur les relations et la communication entre entreprises. De nombreux grands détaillants refusent de travailler avec des entreprises qui n’utilisent pas l’EDI et les entreprises qui l’utilisent constatent d’énormes améliorations dans leur processus de communication interentreprises. Pourquoi est-il si populaire ? Surtout parce que ça marche ! Cette alternative d’échange de documents est idéale pour les entreprises qui cherchent à augmenter leur volume d’affaires sans augmenter le personnel et en éliminant la saisie manuelle des données.

De l’EDI au XML

Ce qui suscite encore plus d’attention et de demande de la part des entreprises, c’est la combinaison de l’EDI et du XML. Comme de nombreuses entreprises utilisent des technologies basées sur XML, elles cherchent des moyens d’intégrer sans effort les factures et les bons de commande dans leur système ERP. Si vous traitez des centaines de milliers de transactions par an, vous voulez absolument vous assurer que ce processus est sans faille. C’est pourquoi les entreprises recherchent un outil de traduction EDI vers XML, comme EDI2XML, qui convertira tous les documents EDI entrants au format XML et tous les fichiers XML sortants au format EDI. À ce moment-là, le fichier XML peut être instantanément intégré dans le système ERP de l’entreprise et la production peut commencer instantanément pour cette nouvelle commande.

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