Nous savons que le terme «ERP» est encore couramment associé aux grandes entreprises et peut venir avec quelques expériences assez mauvaises passées par de nombreux dirigeants d’entreprise. Espérons que cet article jettera un peu de lumière sur les solutions ERP et les implémentations dans l’environnement des petites entreprises d’aujourd’hui, comme les systèmes et les processus de mise en œuvre ont évolué. Les petites entreprises finalement tirent profit de cet outil efficace et essentiel et réalisent sa valeur réelle à la croissance et au succès de leur compagnie.
Cependant, il y a toujours des gens d’affaires dehors-là qui sont hésitants au sujet des systèmes d’ERP, et ceci est tout à fait normale. Lorsque vous entendez des histoires sur des expériences de soutien terribles, de longues et coûteuses implémentations de logiciels, des coûts inattendus qui n’ont pas été mentionnés à l’origine, la résistance des utilisateurs causant du stress supplémentaire, le travail et les maux de tête, tout cela peut redouter l’adoption d’une solution ERP.
Ainsi, laissez-moi commencer en répondant à quelques questions de base pour obtenir une bonne idée de ce système de gestion de logiciel, et je passerai ensuite à la nouvelle expérience ERP que les petites et moyennes entreprises apprécient.
Qu’est-ce que l’ERP?
La planification de ressource d’entreprise (ERP) est simplement un logiciel intégré de gestion. Il peut inclure les modules de base et les modules complémentaires telles que la comptabilité, la gestion des stocks, les ventes et les achats, EDI, gestion d’entrepôt, intégration d’un magasin en ligne, l’intelligence et l’Analytique d’affaires, la gestion de projet et plus. Son but est de permettre à des utilisateurs d’affaires d’examiner, de gérer et de suivre les processus d’affaires et les ressources clés en utilisant une SEULE base de données en temps réel. En ayant une SEULE base de données, tous les employés peuvent avoir les mêmes informations peu importe leur département ou leur emplacement. Cela supprime la nécessité de maintenir la mise à jour et le va-et-vient des feuilles de calcul Excel plein de données importantes. Avec un système ERP, le flux d’informations est sans faille entre tous les départements de l’entreprise et tous les employés.
Qui emploie l’ERP?
À l’origine, le système ERP tel que nous le connaissons aujourd’hui s’appelait un «système informatique centralisé», développé dans les années 60 et vendu aux grandes entreprises pour gérer leurs niveaux d’inventaire. Au fil des ans, il s’est développé lentement en un système MRP (Material Requirements Planning), qui comprenait plus tard des modules tels que RH, Finance, Gestion de la distribution et Gestion de projet. Dans les années 1990, le système était devenu un système ERP complet, avec intégration inter-fonctionnelle à l’échelle de l’entreprise. À cette époque, le système était encore principalement vendu aux grandes entreprises en raison des coûts élevés, des délais d’exécution longs et d’un grand nombre de ressources nécessaires. Aujourd’hui, en raison de l’émergence dans le nuage et du modèle Software as a Service (SaaS), ERP est désormais disponible pour les petites et moyennes entreprises. Tout le monde peut profiter de cette solution!!
À quoi servent les systèmes ?
Un système de planification de ressource d’entreprise est simplement un endroit pour rassembler, stocker et contrôler des activités économiques. Nous aimons nous référer à lui comme un « entrepôt de données » ou « hub de données ». C’est une application de base que les entreprises utilisent pour aider les employés à transformer les données brutes en informations. Des modules ajoutés sont montrés pour améliorer l’automation de processus (avec l’intégration d’EDI) et pour transformer cette information en idées réelles d’affaires (avec l’utilisation des outils d’intelligence d’affaires).
Pourquoi les systèmes d’ERP sont-ils si importants?
Alors, quel est le point d’avoir un système ERP à votre entreprise? Pourquoi est-il si important de mettre en œuvre un? Ces systèmes de gestion d’entreprise apportent des améliorations majeures à toute entreprise. La technologie progresse si rapidement de nos jours et si les entreprises ne se maintiennent pas, elles peuvent être en retard.
Dans l’ensemble, les systèmes ERP rationalisent les processus d’affaires et apportent une plus grande transparence à tous les utilisateurs. Les décisions sont prises en utilisant des données précises et en temps réel, où les cadres n’ont pas besoin d’attendre ce «rapport hebdomadaire» de leur équipe ou d’utiliser accidentellement une vieille version d’une feuille Excel. L’information est à portée de main!
Voici une liste de certains avantages majeurs de l’ERP:
Augmente l’exactitude des données ; un ERP système élimine la saisie manuelle des données et la fiabilité des feuilles de calcul Excel et les documents Word pour stocker et gérer les données. Les erreurs sont réduites et les données sont beaucoup plus précises et en temps réel.
Sauve le temps ; beaucoup ne réalisent pas combien d’heure est consacrée, en jour, sur l’entrée manuelle des données dans Excel ou dans des systèmes désuets. Avec un système ERP à jour, les employés peuvent se concentrer sur le service à la clientèle ou sur la croissance des ventes.
Sensibilisation et visibilité; Ses capacités en temps réel et son accès facile aux employés permettent une meilleure prise de conscience et une meilleure visibilité des opérations d’une entreprise. Les dirigeants peuvent suivre correctement les performances, identifier les tendances et prendre des décisions rapides et éclairées. Les employés travaillent comme une équipe unifiée, plutôt que des équipes distinctes qui ne sont pas au courant des informations clés de l’entreprise.
Automatise les processus; Les commandes entrantes peuvent maintenant rentrer via EDI ou à partir d’un magasin de commerce électronique de l’entreprise et être acheminer directement dans le système ERP. Pas de temps gaspillé pour la saisie manuelle des données et aucune chance pour les erreurs, et les commandes peuvent être envoyés à la production tout de suite! Les expéditions peuvent sortir plus rapidement et les paiements peuvent être reçus plus rapidement.
Réduit les coûts; Tous les éléments ci-dessus, ont leurs propres coûts associés à eux. En éliminant toutes inefficacités qui se produisent aux entreprises aujourd’hui, les propriétaires d’affaires peuvent réaliser une certaine épargne. L’épargne seule peut se produire en contrôlant correctement les stocks et en réduisant les stocks excédentaires et en automatisant les processus de paiement et de commande.
Quand est-il préférable de mettre en œuvre un système ERP?
Typiquement, nous encourageons toujours les entreprises à commencer un projet d’exécution d’ERP pendant une période lente. Tout le monde à l’entreprise peut alors donner plus de temps et d’attention au projet, car après tout, une implémentation réussie du logiciel est la responsabilité de TOUS les intervenants (les employés d’une entreprise, la direction de l’entreprise ainsi que le fournisseur de logiciels). Il est important de se rendre compte qu’il y a beaucoup de mesures AVANT de réellement commencer avec un projet de mise en œuvre, même une fois que vous avez trouvé le bon fournisseur de logiciels ERP. Une entreprise doit
- Mettre en place une petite équipe interne pour surveiller et contrôler le projet d’exécution
- Obtenez l’appui total de l’administration
- Prendre les bonnes décisions en matière de budget informatique
- présentez aux personnels les nouveaux processus et normes, le cas échéant, avant l’implémentation
- Les utilisateurs doivent également être formés pendant (et après) la mise en œuvre.
En plus des points ci-dessus, assurez-vous que la mise en œuvre n’est pas faite lorsque les membres clés de l’entreprise sont en vacances ou en congé de maternité ou de maladie ou que des nouveaux personnels sont en cours d’embauche. Les employés doivent se concentrer sur ce projet de mise en œuvre et non sur d’autres événements organisationnels en cours.
Pour plus d’information, vérifiez notre SlideShare (en anglais seulement) « 6 manières À Réalisez une exécution facile d’ERP »
Quel système ERP choisir pour une expérience exceptionnelle pour les petites entreprises?
Nous savons qu’il y a des tonnes de systèmes d’ERP sur le marché et la plupart des personnes se rendent seulement compte des marques bien connues telles qu’Oracle, Microsoft, SAP, Sage, Netsuite, etc. Malheureusement, pour les entreprises de petites et moyennes tailles, ces solutions peuvent ne pas être parfaites dues à leurs coûts élevés et aux équipes de support après-vente non disponible!
Les propriétaires d’entreprise et les cadres doivent d’abord et avant tout déterminer les caractéristiques du produit qu’ils mettent l’accent et leurs exigences commerciales exactes. Cela aidera à déterminer quelle solution peut mieux répondre à leurs besoins. Les fonctionnalités peuvent inclure:
- Facilité d’utilisation du système; est-ce que le système est facile à utiliser?
- Disponibilité d’assistance aux utilisateurs; est-ce l’équipe de soutien du fournisseur est facilement accessible par l’intermédiaire du téléphone, par courriel ou en personne?
- Les frais de logiciels et de services; est-ce que les frais pour le système et tous les services connexes sont abordables?
- Les options de licences offertes; est-ce que le logiciel est offert en tant que service et que le prix est établi sur des frais mensuel récurrents?
- Fonctionnalité de logiciel; est-ce que les fonctions du système répondent à vos attentes?
- Options de sécurité de données; est-ce que le fournisseur fournit-il des mesures de sécurité appropriées pour les données sensibles qui seront stockées dans le système d’ERP ?
- Possibilités d’intégration; est-ce que le système peut-il être intégrer avec d’autres modules complémentaires ou des applications ?
- Personnalisations/Sur mesure; est-ce que le fournisseur est capable d’adapter le système à vos besoins d’affaires uniques ?
La relation entre la société et le fournisseur ERP
Un autre grand aspect qui aide à avoir une expérience ERP grande comprend la relation entre la société et le fournisseur ERP. Il est important que ce fournisseur vous traite comme un partenaire et pas seulement comme un client pour pousser les ventes. L’équipe ERP devrait être disponible, déterminée, attentive, flexible et tout simplement une bonne affinité avec l’équipe de l’entreprise. Leur objectif devrait être d’aider votre entreprise à croître en améliorant et en rationalisant vos processus d’affaires et pas en poussant juste les ventes.
De nos jours, la plupart des petites et moyennes entreprises choisissent d’utiliser un système ERP SaaS (Software as a Service), déployé dans le Nuage. Aucun achat de matériel supplémentaire n’est nécessaire et ces entreprises paient simplement des frais initiaux uniques pour la configuration puis des frais mensuel par utilisateur. Cela a rendu la mise en œuvre des systèmes de gestion d’entreprise beaucoup plus facile. Cependant, il est important de réaliser qu’un projet de mise en œuvre est un processus et qu’il peut prendre beaucoup de temps des employés pour s’habituer à un nouveau système, à de nouveaux processus et à tout autre changement qui se produira pendant cette période. Il s’agit d’être réaliste sur l’ensemble du processus et de s’assurer que tout le monde fait sa part pour en faire un projet réussi.
Si vous souhaitez bénéficier d’une expérience ERP, contactez-nous dès aujourd’hui. Vous rencontrerez notre équipe et verrez comment nous pouvons aider votre entreprise à mettre en œuvre une suite de gestion ERP abordable et efficace.
