Facilité d’utilisation, assistance, prix ou fonctionnalité : Qu’est-ce qui est le plus important dans le choix de votre solution logicielle de gestion ?
Quel est l’aspect le plus important lors du choix d’une nouvelle solution logicielle ?
Le choix d’un nouveau système de gestion ERP mis à niveau pour votre entreprise peut être un long processus – qui dure généralement de 12 à 15 mois, selon la taille de l’entreprise. La plupart des managers de haut niveau redoutent ce processus, ce qui est l’une des nombreuses raisons pour lesquelles ils ont tendance à s’accrocher si longtemps à leurs systèmes dépassés. Ce processus peut prendre plusieurs mois en raison des nombreuses étapes qu’il comporte ;
- Définir les besoins de l’organisation et de chaque service ; les responsables tentent de comprendre ce qu’ils doivent retirer de ce nouveau système logiciel.
- Définir les spécifications et déterminer le financement ; comment le nouveau système améliorera-t-il les résultats de l’entreprise ?
- Sélection du fournisseur de logiciels
Bien sûr, tous les employés n’ont pas leur mot à dire dans ces décisions. En général, la direction choisit des membres clés pour faire partie du comité d’achat de logiciels (peut-être un responsable de chaque département : informatique, finances, opérations, gestion de projet, développement commercial, etc.) Chacun de ces membres apportera ensuite sa contribution en fonction de ses propres exigences, expériences et opinions. L’équipe financière se concentrera davantage sur les résultats et les prix/coûts du système logiciel. Le département informatique examinera les spécifications techniques, les performances et les fonctionnalités du système, ainsi que les exigences de mise en œuvre. La gestion des opérations et du projet s’intéressera aux fonctionnalités du système mais aussi à la facilité d’utilisation du logiciel et au support offert par le vendeur.
Alors, en fin de compte, quel est le facteur décisif ?
La réponse est simple : il n’y a pas un SEUL facteur déterminant. Même si de nombreux cadres se basent sur le prix, c’est la pire façon de procéder. Nous avons vu des entreprises opter pour un fournisseur réputé dont les coûts d’investissement sont élevés, mais qui ne bénéficie d’aucune assistance et se retrouve coincé avec un système qui n’est pas flexible ou qui ne convient pas à leur activité. Nous avons également vu des entreprises choisir une solution peu coûteuse qui s’est avérée dépourvue de nombreuses fonctions et caractéristiques, sans support, et qui n’a découvert que plus tard que des coûts supplémentaires inattendus étaient liés à la mise en œuvre, ce qui a fait grimper le prix.
Par conséquent, le prix n’est pas toujours la solution. Il s’agit en fait d’une combinaison de tous les facteurs qui interviennent dans ce processus d’achat : le prix, la facilité d’utilisation du système, l’assistance du fournisseur, les fonctionnalités, etc.
Voici une liste d’autres facteurs à prendre en compte :
- Besoins/exigences : le système répond-il aux besoins et aux exigences de l’entreprise ?
- Vitesse : le système est-il rapide à charger ?
- Sécurité : la sécurité des données est-elle importante pour le vendeur ?
- Licences ; comment le système est-il licencié ?
- Intégrations ; la solution est-elle suffisamment souple pour être intégrée à d’autres systèmes ?
Au cours de votre recherche, vous trouverez très probablement des entreprises proposant des prix intéressants, mais un support médiocre et des fonctions minimales. Ou d’autres dont le prix est élevé, mais qui offrent des options de licence, une assistance et des services, des fonctionnalités et une réponse à la plupart des besoins de votre entreprise.
Bien entendu, tout dépend de vos besoins et de votre budget. À mon avis, il est extrêmement important de veiller à ce que votre nouveau système présente un bon équilibre entre tous ces facteurs : un bon prix, un support utilisateur disponible et attentif, d’excellentes options de licence, une sécurité élevée, et un système facile à utiliser, flexible et doté de nombreuses fonctions et caractéristiques.
