Évaluez vos processus d’entreprise avant de mettre en œuvre un système ERP
En septembre dernier, nous avons publié un article intitulé « Fausse publicité : La vérité sur la mise en œuvre des ERP« , qui énumère les fausses déclarations concernant les projets de mise en œuvre des ERP que les dirigeants d’entreprise se sont fait dire par d’autres ou ont simplement supposé. La dernière fausse affirmation listée dans l’article était la suivante : « Vous devez toujours adapter le nouveau système ERP à vos processus opérationnels actuels« .
C’est ce que nous constatons trop souvent chez les propriétaires de petites et moyennes entreprises. C’est pourquoi l’article d’aujourd’hui explique pourquoi changer votre système ERP récemment mis à niveau pour l’adapter à vos anciens processus commerciaux n’est pas TOUJOURS la meilleure solution.
Pour commencer, il est important de rappeler que la plupart des systèmes logiciels ERP sont conçus et développés selon les meilleures pratiques commerciales afin d’apporter efficacité, intégration et transparence organisationnelle. Il n’est pas surprenant que ces types de systèmes apportent une rigidité et une discipline procédurales. C’est pourquoi, dans de nombreux cas, les solutions logicielles ERP ont très bien fonctionné dans les grandes entreprises, en raison de leurs environnements et processus formels et disciplinés déjà établis.
La différence avec les petites organisations…
L’ensemble du processus de mise en œuvre peut parfois être un peu plus difficile dans les petites entreprises, car beaucoup d’entre elles commencent par des processus informels et indisciplinés. Leur petite équipe peut travailler, jour après jour, de la manière qui leur a été enseignée ou de la manière qui leur convient le mieux. Comme il n’existe pas de procédures et de processus fixes, les employés peuvent s’habituer à leurs habitudes et ne pas réfléchir aux moyens qui pourraient être plus efficaces. En général, ce qui se passe, c’est qu’ils sont tellement habitués à travailler d’une certaine manière que, disons dix ans plus tard, ils travaillent toujours de cette manière. Bien entendu, cela ne signifie pas automatiquement que ces méthodes sont mauvaises ou qu’elles ne fonctionnent pas bien, MAIS elles ne sont peut-être pas les plus efficaces pour le moment. Cela peut poser un problème lorsque l’entreprise prévoit de se développer et qu’elle a besoin de nouvelles technologies pour l’aider à diriger et à gérer son activité.
Que doit-il se passer à ce moment-là ? L’entreprise en question devrait-elle a) essayer de modifier le dernier système ERP pour l’adapter aux anciens processus ou b) devraient-ils réexaminer tous les processus d’entreprise afin de trouver les moyens les plus efficaces de faire des affaires et ensuite mettre en œuvre le nouveau système, une fois qu’il sera mieux adapté.
Option b) pour sûr. La transition vers l’ERP se fera en douceur (réduction ou élimination de la résistance des utilisateurs) et l’entreprise sera bien préparée à relever les nouveaux défis à l’avenir – une situation gagnant-gagnant.
Tout cela pour dire qu’il n’est pas toujours préférable d’adapter un nouveau système ERP aux anciens processus d’entreprise. Chaque entreprise est différente et il appartient à son équipe de direction de réexaminer ses processus pour trouver les meilleurs moyens de gérer son activité. Après ce point, un système ERP peut être mis en œuvre avec succès. Si ce n’est pas le cas, c’est comme essayer de faire entrer une cheville carrée dans un trou rond – cela ne fonctionne tout simplement pas.
