Étapes de l’élaboration d’un plan de continuité des activités
Une entreprise doit toujours être prête à faire face à une situation d’urgence ou à une perturbation inattendue. Il s’agit d’être proactif et de ne pas prendre de risques lorsqu’il s’agit de la survie de votre entreprise. Un plan de continuité des activités vous permettra d’allouer les ressources financières et humaines nécessaires au maintien de l’activité d’une entreprise en cas de catastrophe. Vous pourrez ainsi vous assurer que vos clients sont servis et que les demandes sont satisfaites, même si un événement inattendu se produit au bureau.
Nous ne connaissons que trop bien les changements climatiques radicaux auxquels nous sommes confrontés pendant les mois d’hiver ou la possibilité d’inondations, de pannes d’électricité, de virus informatiques, etc. Toutes ces perturbations possibles de l’activité doivent être gérées lorsque les solutions à ces problèmes sont soigneusement planifiées bien à l’avance afin de s’assurer que les employés peuvent travailler à distance depuis leur domicile, que la production n’est pas interrompue et que l’activité se poursuit comme d’habitude.
Voici les 4 étapes de l’élaboration d’un plan de continuité des activités :
1. Identifier les fonctions, les services et les systèmes les plus importants qui sont essentiels au fonctionnement de votre entreprise
En cas de catastrophe, les entreprises subissent généralement des perturbations dans leurs opérations en raison de l’absentéisme des employés, d’un arrêt de la production, de l’indisponibilité des fournitures et des matériaux ainsi que de toute interruption des services (électricité, communications, etc.). La première étape consiste à déterminer les fonctions et les services qui composent votre entreprise, puis à les classer dans les catégories « Essentiel », « Services pouvant être suspendus pendant une courte période » et « Services pouvant être suspendus pendant une période prolongée ». En classant vos services/fonctions par ordre de priorité, vous serez en mesure de comprendre pleinement ce qu’il faut pour que votre entreprise fonctionne efficacement et sans heurts.
Bien entendu, si votre entreprise utilise une solution informatique (ERP, gestion d’entrepôt, etc.), il est essentiel de protéger toutes ces données. À ce stade, vous devez mettre en œuvre une solution de continuité des activités, comme QBR, qui sauvegardera efficacement vos données essentielles à la fois sur votre dispositif de continuité des activités (sur place) et sur le nuage (pour l’accès à distance).
2. Identifier les compétences et le personnel nécessaires pour assurer les services/fonctions essentiels
Une fois que vous avez établi un ordre de priorité pour ces services et fonctions essentiels, vous devez identifier les compétences requises et les employés nécessaires pour remplir ces fonctions efficacement.
3. Identifier les problèmes potentiels
Bien entendu, comme pour tout plan, vous devez tenir compte de tous les problèmes qui peuvent survenir, en particulier si, dans une situation particulière, vous devez modifier ou supprimer un service ou une fonction essentiels. Vous devrez créer des plans d’action distincts pour chaque question.
4. Préparer un plan pour chaque fonction/service
À ce stade, vous serez en mesure de trouver des solutions et de rédiger un plan de continuité des activités pour votre entreprise. Ce plan doit inclure les personnes responsables de la mise en œuvre du plan d’action, les questions relatives à l’impact sur l’entreprise, le plan de communication des notifications, le transfert du personnel (avec la bonne solution ERP, vos employés peuvent travailler à distance et, en cas de défaillance du système, la bonne solution ERP peut être mise en œuvre), ainsi que les mesures à prendre pour améliorer la qualité de l’information. Solution de continuité des activités permettra à votre personnel de restaurer facilement les données sauvegardées depuis n’importe où et de continuer à travailler en un rien de temps), les ressources nécessaires, etc. Une fois le plan entièrement rédigé, il est préférable de procéder à des essais, si possible, et de réviser et d’actualiser le plan en permanence si nécessaire.
Soyez prêt à faire face à l’imprévu grâce à un plan et à une solution de continuité des activités.
Pour plus de détails et un excellent guide étape par étape à suivre, visitez la page de la BDC sur les « 8 étapes de la planification de votre plan d’urgence et de catastrophe« .
Pour plus d’informations sur notre solution de continuité des activités, QBR, visitez notre site web ici.
