Conversion à une nouvelle solution logicielle pour entreprises : Simplifié !

Dans cet article, j’aimerais aborder la question de la mise en œuvre d’une nouvelle solution logicielle d’entreprise au sein d’une petite et moyenne entreprise. Il s’agit d’un sujet important et d’une préoccupation soulevée par les dirigeants et les propriétaires de PME, qui envisagent de mettre à niveau ou de convertir leurs systèmes logiciels existants. Nous voyons cela assez souvent car il y a toujours des changements dans les réglementations du secteur et les exigences des partenaires commerciaux, ainsi que des entreprises qui cherchent à améliorer leurs processus et leurs règles.

Comme de nombreux cadres ont connu par le passé des mises en œuvre longues et pénibles de systèmes logiciels, je comprends que leurs questions et leurs préoccupations sont tout à fait valables. C’est pourquoi j’aimerais faire la lumière sur les approches et les conseils à prendre en compte lors de la prise de décision, afin d’éviter les complexités et les dépenses élevées qui accompagnent une migration vers un nouveau logiciel (ou ERP) pour gérer l’entreprise.

Jusqu’à quel point la conversion de logiciels peut-elle être complexe ?

Commençons par identifier quelques sources clés de complexité lors de la migration vers un nouvel ERP ou un nouveau logiciel de gestion d’entreprise:

Investissement initial dans la plate-forme matérielle

Normalement, la conversion d’une entreprise à une nouvelle application logicielle (ERP) nécessite un investissement initial considérable dans l’infrastructure matérielle (serveurs, commutateurs, PC). Ajoutez à cela les licences, le temps de travail et les efforts nécessaires pour réunir tous ces éléments afin de disposer d’une infrastructure fonctionnelle.

Aujourd’hui encore, l’investissement dans le matériel est un frein au budget, étant donné que le prix du matériel est relativement moins élevé qu’auparavant.

Systèmes logiciels hétérogènes

Nous avons vu des situations où la conversion d’ un système dans une petite ou moyenne entreprise était douloureuse parce qu’elle mettait en œuvre différents systèmes logiciels hétérogènes proposés par différents fournisseurs. Ces applications logicielles ne communiquaient pas entre elles « prêtes à l’emploi ». Par conséquent, le responsable de la mise en œuvre s’efforçait de le faire fonctionner en programmant de manière extensive des API et des passerelles, ce qui rendait ce processus long et fastidieux.

Migration des données

Ce n’est un secret pour personne que la migration des données de l’ancien logiciel (s’il y en a un) vers la nouvelle solution logicielle d’entreprise était traditionnellement un défi. Deux options étaient généralement proposées : soit écrire des programmes pour accéder à l’ancien système (si possible), soit engager du personnel supplémentaire pour saisir les données. Dans les deux cas, les petites et moyennes entreprises n’avaient d’autre choix que d’investir dans un processus complexe.

Personnalisation des logiciels

Afin de répondre aux besoins des entreprises, dans de nombreux cas, les responsables de la mise en œuvre des logiciels passent par une énorme phase de personnalisation de l’application pour répondre aux attentes et aux exigences de leurs clients. Cela entraîne un niveau élevé de complexité et des dépenses accrues, qui ont tendance à provoquer d’importants retards dans la mise en œuvre et le déploiement.

Comment simplifier la conversion à une nouvelle solution logicielle d’entreprise ?

Afin de réduire les complexités et les dépenses liées à la mise à niveau vers une nouvelle solution logicielle d’entreprise, les petites et moyennes entreprises peuvent suivre les recommandations suivantes pour réduire les risques et les investissements identifiés précédemment, tout en maintenant leurs exigences en matière de solution logicielle flexible répondant à leurs besoins.

Logiciels dans le nuage

Grâce aux progrès techniques d’aujourd’hui, les petites et moyennes entreprises sont capables d’adopter des applications logicielles fonctionnant dans un nuage sécurisé et privé, avec un fournisseur réputé qui a la flexibilité et la capacité de tenir ses promesses. Compte tenu du niveau de sécurité et de la disponibilité de l’Internet, l’exécution de logiciels d’entreprise dans le nuage doit absolument être envisagée. Aujourd’hui, un grand nombre d’applications logicielles sont utilisées à partir de « plateformes en nuage »; les entreprises devraient donc adopter ce modèle. C’est quelque chose que je recommande vivement.

Une solution logicielle commerciale entièrement intégrée

Comme je le souligne toujours dans mes articles, les entreprises de petite et moyenne taille devraient rechercher des solutions logicielles entièrement intégrées qui répondent autant que possible à leurs besoins commerciaux. Il est moins coûteux et plus souple de gérer et de maintenir une seule plate-forme logicielle plutôt que plusieurs.

C’est pourquoi je soulignerai à nouveau combien il est important et bénéfique d’adopter une solution logicielle totalement intégrée au sein d’une entreprise. Je vous encourage à lire mon article précédent pour plus d’informations sur ce sujet.

En outre, pour éliminer les dépenses liées au coût des licences, les entreprises peuvent opter pour le modèle de tarification SaaS (Software as a Service), dans lequel elles paient une prime annuelle ou mensuelle par utilisateur. Ce type d’applications logicielles existe et est adapté aux besoins des petites et moyennes entreprises.

Outils intégrés pour importer des données

L’importation de données et le démarrage de tout nouveau système logiciel dans la phase de mise en œuvre constituent toujours un défi. Toutefois, grâce à l’utilisation d’outils et de moteurs intégrés pour importer des données à partir de fichiers de type feuille de calcul (ou .csv), les dépenses inutiles, les efforts et les problèmes complexes peuvent tous être éliminés au cours de cette phase de mise en œuvre et de conversion. Ne serait-il pas plus simple de transférer les données de l’ancien système au nouveau à l’aide de quelques fichiers Excel ? Avec cette méthode, votre entreprise peut être opérationnelle en une semaine.

Personnalisation flexible

La personnalisation est importante, mais les entreprises doivent savoir que dès qu’une application logicielle est légèrement modifiée pour répondre à leurs besoins spécifiques, elle est retirée du plan d’assistance et de maintenance du fournisseur. Il est donc important de rechercher des fournisseurs capables d’offrir une personnalisation flexible de leur application de logiciel d’entreprise, sans avoir à perdre la maintenance et le support du système logiciel. Un autre aspect intéressant à rechercher serait d’avoir une solution logicielle avec un niveau d’auto-personnalisation, que les utilisateurs peuvent faire eux-mêmes.

Choisir le meilleur moyen de convertir votre logiciel d’entreprise

Les points ci-dessus peuvent véritablement simplifier la conversion à une nouvelle solution logicielle afin de mieux gérer les activités d’une entreprise. Il est connu que les cadres sont sceptiques et parfois même craintifs à l’idée de mettre à niveau leur logiciel de gestion en raison des maux de tête et de la complexité du processus de conversion. Cependant, j’espère qu’après avoir lu ce blog, j’ai clarifié quelques préoccupations essentielles et apporté un meilleur éclairage sur ce sujet. N’hésitez pas à cliquer sur l’image ci-dessous pour une consultation informatique GRATUITE et obtenir plus d’informations sur notre système ERP, erpWizard, qui présente la flexibilité et le processus de conversion facile mentionnés ci-dessus.

N’oubliez pas de vous abonner à nos blogs pour recevoir les dernières mises à jour.