COMMENT : Comparer les devis des fournisseurs de logiciels
Lorsqu’ils sont à la recherche d’une nouvelle solution logicielle ERP, les dirigeants de petites entreprises ont tendance à s’embrouiller et à se sentir dépassés par les nombreux devis qu’ils reçoivent après avoir visionné des tonnes de démos de systèmes.
Il est essentiel de faire les recherches appropriées pour trouver le bon système ERP qui correspond aux besoins et aux exigences de votre entreprise. Cependant, la lecture des nombreux devis des fournisseurs peut être décourageante. La mise en œuvre d’un ERP comporte de nombreuses phases, chacune d’entre elles s’accompagnant de services et de prix spécifiques.
Voici quelques postes courants que vous trouverez dans un devis de fournisseur :
Planification et conception
- Conseil avant la mise en œuvre/analyse de l’infrastructure informatique
Développement et tests
- Configuration du matériel (si le déploiement du logiciel sur site est demandé)
- Frais de mise en place (ou d’installation) de l’ERP [System configuration & Testing included] – il s’agit généralement d’une charge unique.
- Frais d’installation de tout module supplémentaire requis (comme la communication EDI, les outils de veille économique supplémentaires requis, la mise en œuvre du système de gestion d’entrepôt).
- Importation de données à partir du système précédent – cette opération est facultative car l’importation de données dans ErpWizard peut maintenant être effectuée facilement par l’utilisateur à l’aide d’une feuille de calcul Excel.
- Programmation personnalisée
- Intégration pour se connecter à d’autres logiciels (programmes proposés par différentes sociétés)
Déploiement
- Licence de la solution ERP basée sur l’utilisateur – généralement des frais mensuels ou annuels récurrents.
- Licence logicielle pour tout module supplémentaire
- Formation des utilisateurs – en général, un bloc d’heures sera proposé sur la base des taux horaires du fournisseur.
Soutien continu
- Frais annuels d’assistance et de maintenance pour les utilisateurs
Après avoir passé en revue tous les frais et s’être assuré que le budget de votre entreprise est respecté il faut s’assurer que vous comparez des pommes avec des pommes. Vous constaterez que certains vendeurs aiment énumérer tous les coûts potentiels liés à ce projet de mise en œuvre d’un ERP, tandis que d’autres n’indiquent que leurs coûts de base. Il s’agit de lire les petits caractères et de s’assurer que toutes les étapes sont couvertes et qu’un devis est établi lorsque vous comparez différents vendeurs.
Sachez que, le plus souvent, les coûts de formation des utilisateurs sont laissés de côté par de nombreux vendeurs. Sans une formation appropriée, le système ERP ne sera pas utilisé comme il le devrait et l’entreprise ne bénéficiera pas des avantages du système. Par conséquent, si vous ne le voyez pas sur la feuille de devis d’un vendeur, demandez à voir ces frais avant de signer. Ne partez jamais du principe que, parce qu’un élément comme la formation des utilisateurs n’est pas répertorié et cité, il est déjà inclus.
En plus de tout cela, n’oubliez pas de poser toutes les questions que vous et votre équipe pouvez avoir sur l’ensemble du processus de mise en œuvre et sur ce qui pourrait éventuellement se produire au cours de cette phase. Parfois, même les vendeurs ne peuvent pas prévoir certains événements inattendus et des frais supplémentaires seront appliqués. Toutefois, il est préférable de connaître le taux horaire du vendeur si une telle situation se produit, afin d’être au moins quelque peu préparé.
Enfin, nous vous recommandons de toujours demander des références de clients actuels du fournisseur pour voir comment s’est déroulé le processus de mise en œuvre et s’il a été achevé dans les délais et dans le respect du budget (et si ce n’est pas le cas, pourquoi ? Quelles sont les situations qui ont surgi pendant la mise en œuvre et comment le fournisseur a-t-il réagi ou géré les événements inattendus ?)
