Spécial Saint-Valentin : Les questions à se poser avant de sortir avec un fournisseur informatique
Un premier rendez-vous avec un fournisseur informatique (ou un consultant informatique) peut être accablant, surtout si vous avez eu de mauvaises expériences dans le passé avec d’autres fournisseurs. De nombreux professionnels de l’informatique parlent une toute autre langue, remplie de termes techniques que de nombreux professionnels ne comprennent pas entièrement. Cependant, un bon consultant en informatique d’ entreprise le sait et traduit ses termes en termes compréhensibles pour ses clients – par exemple, comment les systèmes logiciels fonctionneront pour leur entreprise spécifique, comment ils bénéficieront à leur entreprise et amélioreront leurs processus, etc.
Ne vous laissez pas tromper par la photo ci-dessus, il n’y a généralement pas de chocolat ni de vin lors de ce premier rendez-vous, mais il faut quand même le prendre au sérieux. Obtenir les bonnes informations dès le début vous évitera des coûts, des maux de tête et du stress. Voici donc une liste de questions que tout professionnel devrait poser avant de sortir avec un fournisseur informatique.
1. Proposez-vous des solutions « sur site » ET « en nuage » ?
De nombreux fournisseurs informatiques ont commencé à proposer deux options aux entreprises: sur site et dans le « nuage ». Ces options sont également tarifées différemment, les services « en nuage » entraînant moins de frais initiaux, aucun coût d’équipement, aucun besoin de personnel informatique interne, etc. En fonction de ce que vous recherchez, renseignez-vous sur les offres du fournisseur informatique afin de pouvoir prendre une décision plus éclairée en fonction des besoins de votre entreprise et de ce que vous pouvez vous permettre.
2. Quelle est la disponibilité de votre équipe d’assistance ?
Une équipe de soutien utile et disponible est essentielle, surtout si vous êtes une petite entreprise sans personnel informatique interne. Un bon fournisseur informatique offrira à ses clients l’assistance nécessaire en les joignant par téléphone ou par courrier électronique à tout moment pendant les heures de bureau.
3. Comment votre solution logicielle interagira-t-elle avec mon ou mes systèmes actuels ?
Si votre entreprise utilise actuellement un système pour un seul département (par exemple, un logiciel de comptabilité) et que vous cherchez un autre fournisseur informatique pour une solution ERP complète, vous devez vous assurer que le nouveau système peut être intégré à votre système actuel. La flexibilité et l’intégration sont deux éléments indispensables à toute solution d’entreprise; renseignez-vous donc dès le départ.
4. Fournissez-vous régulièrement des mises à jour ?
Comme les progrès technologiques sont constants dans le monde de l’informatique, il convient de demander au fournisseur informatique comment il prévoit de mettre à jour sa solution, ou même s’il le fait. D’autres questions se posent : « Ces mises à jour sont-elles automatiques ? Y a-t-il un coût distinct pour les mises à jour ? Combien de temps cela prend-il et quand cela se fait-il (pendant ou après les heures de bureau ) ? »
5. Comment se déroule la mise en œuvre ?
La phase de mise en œuvre est l’une des raisons pour lesquelles de nombreux dirigeants d’entreprise craignent de mettre à niveau leurs systèmes actuels. Cette phase a une mauvaise réputation car c’est là que les problèmes et les coûts supplémentaires inattendus peuvent survenir. Cette phase est la plus difficile, mais une fois que tout fonctionne correctement, tout se passe comme sur des roulettes.
Pour vous assurer que vous n’aurez PAS un processus de mise en œuvre terrible et stressant, posez les questions nécessaires dès le début pour vous faire une meilleure idée :
- Quel est le délai prévu pour la mise en œuvre (combien de temps cela prendra-t-il) ?
- Quelles sont les mesures nécessaires qui doivent être prises par les deux parties ?
Aujourd’hui, la mise en œuvre est rapide et indolore si vous faites appel au bon fournisseur. Ne laissez pas les expériences passées vous empêcher d’améliorer vos processus actuels.
6. Quel est le coût total de possession ?
Le coût est un sujet de discussion extrêmement important entre un dirigeant d’entreprise et un fournisseur informatique. De nombreuses entreprises se retrouvent prises dans toutes sortes de coûts supplémentaires dont elles n’avaient pas conscience dès le départ. Les différents fournisseurs proposent des offres différentes. Certaines peuvent avoir des coûts initiaux énormes, d’autres peuvent proposer des formules d’abonnement (SaaS), d’autres encore incluent une banque d’heures d’assistance dans leurs coûts, etc. Considérez tous ces coûts et faites les calculs pour cette année et pour les 5 prochaines années.
7. Mes données sont-elles sécurisées (option « Cloud ») ?
De plus en plus d’entreprises choisissent le logiciel en tant que service(SaaS), où leurs données sont stockées dans le nuage. Les questions à se poser sont les suivantes ;
- Que signifie « dans le nuage » ?
- Où est situé le centre de données du fournisseur ? Où se trouvent les données ? Au Canada ou aux États-Unis ? Il s’agit d’évaluer les lois qui s’appliquent à vos données.
- Quelles sont les mesures de sécurité pour préserver la sécurité des données ? Des procédures de secours ont-elles été mises en place ?
- S’agit-il d’un nuage privé ou public ?
8. Votre solution est-elle évolutive ?
Les solutions évolutives sont également un atout essentiel à posséder. Disposer d’un système logiciel capable de répondre à tous les scénarios auxquels votre entreprise est confrontée, par exemple si vos besoins augmentent ou diminuent, si vous devez ajouter des utilisateurs, etc. Vous devez rechercher une solution qui soit prête à évoluer.
Ainsi, lorsque vous êtes sur le marché des nouvelles solutions logicielles pour entreprises, n’hésitez pas à poser les questions importantes. Cela vous permettra d’économiser de l’argent et des maux de tête, et de trouver le bon fournisseur informatique offrant les meilleures solutions pour votre entreprise.
Alors n’hésitez pas à demander !
P.S. Bonne Saint-Valentin à tous nos lecteurs !
