Fausse publicité : La vérité sur la mise en œuvre des ERP

Malheureusement, la plupart des hommes d’affaires que nous rencontrons aujourd’hui ont une histoire à raconter à propos de leur précédente expérience de mise en œuvre d’un logiciel ERP, et ce n’est presque jamais une histoire positive. Pourquoi cela continue-t-il à se produire ?

À ce stade, il n’est pas étonnant que le terme « mise en œuvre d’un ERP » ne soit pas quelque chose que les dirigeants d’entreprise veulent entendre ou dont ils veulent parler. Ils évitent d’aborder ce sujet pour ne pas ramener leur expérience cauchemardesque. Après avoir fait nos propres recherches pour savoir POURQUOI ces entreprises ont eu des expériences de mise en œuvre aussi terribles, nous avons trouvé deux grandes raisons possibles : *(Les mises en œuvre d’un ERP peuvent échouer pour diverses raisons, dont certaines sont liées au choix du mauvais fournisseur d’ERP ou à la résistance des utilisateurs, mais l’article d’aujourd’hui se concentrera davantage sur les deux raisons ci-dessous) :

1. De nombreux fournisseurs d’ERP ne fournissent que des demi-vérités sur les mises en œuvre d’ERP

2. Les dirigeants d’entreprise font leurs propres hypothèses sur la mise en œuvre d’un ERP sans effectuer les recherches nécessaires au préalable.

Ces deux problèmes peuvent facilement faire de la mise en œuvre un véritable cauchemar pour toutes les personnes concernées. Les entreprises ne devraient jamais se lancer dans une mise en œuvre à l’aveuglette – elles devraient disposer de tous les éléments(n’hésitez pas à utiliser la consultation informatique gratuite que les fournisseurs d’ERP proposent souvent) et préparer toute leur équipe à l’avance.

Voici quelques fausses affirmations sur un projet de mise en œuvre d’un ERP que de nombreux dirigeants d’entreprise ont probablement entendues ou simplement supposées par le passé :

• La mise en œuvre de l’ERP est RAPIDE et FACILE, quel que soit le contexte.
  • Cette affirmation est très courante. De nombreux chefs d’entreprise ont déjà entendu cette phrase pour se rendre compte ensuite qu’un projet de mise en œuvre d’un ERP commence avant la date de mise en œuvre effective et dure bien après la date de mise en service. En outre, le résultat du projet et sa rapidité et sa facilité ne dépendent pas uniquement du fournisseur d’ERP. Puisqu’il s’agit d’un projet conjoint (entre l’entreprise et le fournisseur), la facilité ou la fluidité de la transition d’un ancien système (ou de l’absence de système) vers un nouveau système ERP dépend largement des utilisateurs de l’entreprise. Si la résistance des utilisateurs est due à l’absence de soutien de la part de la direction, à l’absence de formation adéquate au nouveau système, à l’absence d’introduction aux nouveaux processus, etc. Il s’agit de s’asseoir avec votre fournisseur d’ERP avant la mise en œuvre pour rédiger un plan clair et le partager avec toute l’équipe. Introduire de nouveaux changements avant la mise en œuvre du système et soutenir correctement les employés peut s’avérer très bénéfique et permettre de lancer ce projet ERP sur la bonne voie. Il est également important de partager vos hypothèses ou vos attentes avec le fournisseur ERP afin qu’il puisse vous expliquer les réalités d’un tel projet et vous aider à définir des attentes précises et à éliminer toute fausse hypothèse.

• Le client peut s’asseoir et laisser le fournisseur d’ERP faire tout le travail.
  • Chaque fois que nous commençons la mise en œuvre d’un nouvel ERP, nous ne pouvons pas assez insister sur le fait que ce type de projet est un effort conjoint. Les fournisseurs d’ERP ont besoin de l’aide des utilisateurs professionnels, car ce sont eux qui connaissent parfaitement leur entreprise et qui utilisent réellement le système. Ce sont eux qui s’assurent que tout fonctionne bien en interne et que les besoins de chacun sont satisfaits. Si un fournisseur d’ERP vous dit que votre équipe peut simplement « s’asseoir et se détendre » pendant cette période, il ne vous donne pas toute l’information.

• TOUS les bogues et problèmes seront résolus avant la date de mise en service.
  • Il peut s’agir d’une hypothèse, d’une attente ou d’une demi-vérité que le fournisseur d’ERP vous a racontée, mais lorsqu’il s’agit de logiciels, des bogues ou des problèmes mineurs peuvent survenir à tout moment. C’est pourquoi il est crucial de choisir un fournisseur offrant une assistance exceptionnelle et disponible. En outre, ce n’est qu’une fois que tous les employés commencent vraiment à utiliser le système au quotidien qu’ils se rendent compte de certains changements mineurs à apporter ou de problèmes mineurs à résoudre. C’est le moment où tout le monde, tant le client que le fournisseur d’ERP, travaille main dans la main pour régler tous les petits détails afin que tout le monde soit satisfait et que le système fonctionne bien selon les attentes de chacun.

• Si les utilisateurs résistent pendant la mise en œuvre, cela signifie que le logiciel n’est pas adapté à l’entreprise.
  • Souvent, les dirigeants d’entreprise constatent que leurs employés résistent au nouveau système ERP et supposent automatiquement que c’est le logiciel qui n’est pas bon. En fait, la résistance des utilisateurs est très courante lorsqu’un changement important est introduit dans une entreprise et, croyez-le ou non, les systèmes ERP constituent un changement ENORME. Ce type de système permet de gérer et de suivre les processus commerciaux de base, qui concernent votre service comptable, les employés de l’entrepôt, le groupe des ventes, l’équipe de gestion, le service clientèle, etc. Par conséquent, non seulement votre équipe doit s’habituer à travailler avec un nouveau système de gestion, mais ce type de système introduit de nouvelles procédures normalisées et de nouveaux processus rationalisés(surtout si votre entreprise n’a jamais eu de système ERP auparavant). Cela peut être un grand ajustement pour tout le monde. Par conséquent, ce n’est pas nécessairement au logiciel que les employés résistent, mais au changement qui l’accompagne. C’est pourquoi la formation des utilisateurs, le soutien de la direction et une introduction précoce à la nouvelle discipline de processus sont absolument nécessaires.

• Les utilisateurs du système n’ont pas besoin de formation ; ils peuvent apprendre eux-mêmes à utiliser des systèmes faciles à utiliser.
  • La formation des utilisateurs est très importante. C’est une autre cause de la résistance des utilisateurs. Les employés risquent d’être frustrés par le système s’ils ne savent pas comment l’utiliser correctement. En outre, si les utilisateurs n’utilisent pas le système comme il a été conçu pour être utilisé, l’entreprise ne réalisera pas les avantages promis. Prévoyez toujours un budget pour la formation des utilisateurs.

• Vous devez toujours adapter le nouveau système ERP à vos processus opérationnels actuels.
  • NON ! Si un fournisseur d’ERP vous dit qu’une personnalisation importante est absolument nécessaire, avant d’avoir analysé vos processus d’entreprise et votre infrastructure informatique actuels, ne vous en approchez pas. Ces fournisseurs ne cherchent qu’à faire plus d’argent. Les grands projets de personnalisation doivent être le dernier recours. De nos jours, les solutions ERP sont conçues et développées en tenant compte des MEILLEURES pratiques industrielles afin de permettre des processus commerciaux efficaces. Par conséquent, il est préférable d’analyser vos processus d’entreprise actuels et de les comparer à la façon dont votre nouveau système ERP fonctionnera et de déterminer quelle est la meilleure solution AVANT d’apporter des modifications au système.