La période d’apprentissage de la mise en œuvre d’un système logiciel
La transition initiale vers un nouveau système logiciel
La mise en œuvre d’un nouveau système logiciel peut toujours sembler un peu intimidante au début. Ce qu’il faut retenir (et continuer à se le rappeler), c’est que cette phase de tout projet logiciel ne doit pas nécessairement être si terrible. En général, ce qui peut prendre le plus de temps est la
initial
transition de l’ancien système au nouveau (ou, dans de nombreux cas, d’AUCUN système à un système A – c’est le cas lorsque les entreprises s’appuient principalement sur des feuilles de calcul Excel, des documents Word et le courrier électronique). Pendant cette transition initiale, il y a une « période d’apprentissage », au cours de laquelle, bien entendu, les employés doivent apprendre à utiliser la nouvelle application logicielle.
Se concentrer sur les utilisateurs finaux lors de la mise en œuvre
C’est à ce moment-là, où :
- Les vieilles habitudes meurent
- Les nouvelles fonctionnalités et caractéristiques du logiciel sont enseignées par le fournisseur informatique
- L’équipe de direction de l’entreprise introduit des processus d’affaires nouvellement normalisés.
L’importance de la formation et de l’assistance aux utilisateurs
Comme beaucoup le savent, la mise en œuvre d’un logiciel peut prendre de quelques semaines à environ 6 mois, en fonction de la taille de l’entreprise, du type de système mis en œuvre, du soutien de l’équipe de direction, de la coopération des utilisateurs, de l’expertise (et du soutien) du fournisseur informatique, etc. Tous ces facteurs déterminent également le bon déroulement de la mise en œuvre. Au cours de cette période, il est essentiel de se concentrer sur les utilisateurs finaux, en les aidant à apprendre à utiliser correctement le nouveau système dès le départ et à comprendre pleinement leurs nouvelles tâches, si des processus commerciaux ont été modifiés ou normalisés. Ces deux grands changements peuvent provoquer beaucoup de stress et d’anxiété chez les employés, c’est pourquoi il est important d’offrir le bon soutien afin d’éviter toute résistance au changement ou plus précisément au système. Dans de nombreux cas, les décideurs considèrent les services de formation et d’assistance aux utilisateurs (pendant et après la mise en œuvre) comme facultatifs et, afin de réduire les dépenses, décident de poursuivre la mise en œuvre du logiciel sans ces services. C’est une énorme erreur. L’après-mise en œuvre est un moment où l’accent doit être mis sur l’utilisateur final plutôt que sur l’argent.
Relever les défis d’un nouveau système logiciel
Dans de nombreux cas, l’apprentissage d’un nouveau système logiciel, surtout si l’équipe a l’habitude de travailler avec un système ERP, ne prend pas trop de temps. De nos jours, les gens sont très au fait de la technologie et apprennent rapidement les nouvelles applications logicielles si elles leur sont enseignées correctement dès le début et après avoir joué avec pendant un certain temps. La partie la plus difficile de cette période d’apprentissage consiste généralement à s’habituer aux nouvelles procédures normalisées et à la cohérence des processus. Cela se produit généralement dans les petites entreprises, de moins de 20 employés, qui peuvent avoir eu des environnements informels et indisciplinés. Il faut du temps pour que l’équipe s’habitue à ces nouveaux processus et habitudes, mais si une planification adéquate a été faite avant la mise en œuvre et qu’un soutien est disponible après celle-ci, tout devrait se passer beaucoup plus facilement.
Planification et préparation pour une mise en œuvre harmonieuse
L’équipe de direction doit s’asseoir avec le fournisseur d’ERP avant la mise en œuvre pour rédiger un plan clair et tous les nouveaux processus, qui doivent ensuite être lentement partagés avec l’équipe. Il est essentiel de les habituer aux changements avant la mise en œuvre du logiciel. Ils ne doivent pas être bombardés par des tonnes de changements en même temps. Ensuite, les utilisateurs finaux doivent pouvoir bénéficier d’un soutien approprié :
- Le fournisseur informatique ; sous forme de formation et d’assistance aux utilisateurs.
- L’équipe de direction, sous forme de renforcement positif et d’encouragement.
- L’équipe interne de mise en œuvre (le cas échéant) ; sous forme de soutien et d’encouragement aux utilisateurs.
Le rôle de l’équipe de direction, du fournisseur informatique et de l’équipe interne de mise en œuvre.
Par conséquent, la période d’apprentissage pour toute mise en œuvre d’un nouveau logiciel peut rendre les décideurs anxieux rien qu’en y pensant. MAIS elle peut se dérouler sans heurts et rapidement si les nouveaux changements de processus d’entreprise sont introduits avant la mise en œuvre et si les utilisateurs finaux reçoivent une formation et une assistance appropriées pendant et après la mise en œuvre. S’entretenir avec un fournisseur d’ERP vous permettra de définir des attentes précises et d’éliminer toute fausse hypothèse concernant les mises à niveau logicielles que vous pourriez avoir.
