Comment une formation adéquate de l’utilisateur final peut améliorer les performances après la mise en œuvre d’un nouveau logiciel
Ce billet a été mis à jour pour refléter les tendances et les informations actuelles.
Lorsqu’on parle de la mise en œuvre d’un nouveau logiciel, on évoque généralement une banque d’heures pour la formation des utilisateurs finaux. Le plus souvent, les fournisseurs de logiciels informatiques qualifient ce service d’optionnel, ce qui laisse croire aux dirigeants d’entreprise que la formation n’est pas importante ou qu’elle n’est pas totalement nécessaire à une mise en œuvre réussie. Cette fausse perception associée à la formation des utilisateurs peut par la suite causer des problèmes à l’entreprise, tels que la résistance des utilisateurs, l’échec de la mise en œuvre ou une mauvaise compréhension des avantages du système, comme promis à l’origine par le fournisseur de logiciels informatiques.
Étapes d’une mise en œuvre réussie
Pour aider à augmenter le taux de réussite de la mise en œuvre d’un logiciel, comme les suites ERP complètes, je vous conseille vivement de suivre le programme de formation des utilisateurs du fournisseur. Voici pourquoi :
- Si les employés (utilisateurs du système) sont correctement formés et reçoivent l’attention et les compétences nécessaires pendant la phase de mise en œuvre du système,
- Leurs performances individuelles s’amélioreront alors, ce qui augmentera leur productivité.
- Au fur et à mesure que les performances individuelles augmentent, les performances et l’efficacité globales de l’entreprise s’améliorent.
Il suffit de suivre les étapes 1, 2 et 3.
Lorsqu’on dit aux employés d’utiliser un nouveau système, mais qu’on ne leur montre pas la bonne façon de l’utiliser dès le début, les cadres se demandent pourquoi le système ne fonctionne pas comme il le devrait et cherchent à blâmer le système lui-même ou le fournisseur de logiciels. Dans certains cas, il suffisait d’une formation adéquate.
Si les cadres sont sensibilisés à la valeur et à l’importance de la formation des utilisateurs, les avantages du système peuvent être rapidement réalisés. Les systèmes seront enfin utilisés de la manière dont ils ont été conçus et développés pour être utilisés.
Avantages de la formation des utilisateurs finaux
Par conséquent, il incombe au fournisseur de logiciels d’informer les utilisateurs et les dirigeants d’entreprise des raisons pour lesquelles la formation et l’assistance sont fortement recommandées pendant et après la mise en œuvre d’un nouveau logiciel.
La formation des utilisateurs finaux de logiciels a le potentiel de :
- atténuer le stress et combattre les craintes associées au système (surtout si nous parlons de la mise en œuvre d’une suite ERP complète)
- permettre aux employés d’accepter le système
- ont des effets positifs sur le comportement et les performances
- d’enseigner les compétences nécessaires pour prévenir les problèmes dans le système et pour utiliser le système de la manière la plus efficace possible
Par conséquent, si les entreprises sautent l’étape 1, comme indiqué ci-dessus, en choisissant de ne pas recevoir le service de formation des utilisateurs, elles ne peuvent pas s’attendre à voir les étapes 2 et 3.
Il est bien sûr possible pour les employés d’apprendre à utiliser le système par eux-mêmes en lisant tous les manuels d’utilisation et les documentations du système, mais il est toujours préférable de s’asseoir avec le fournisseur de logiciels et de pouvoir poser des questions et aborder les problèmes dès la formation.
L’assistance après la mise en œuvre est également une excellente idée, que nous encourageons vivement, car, surtout pendant la première année, les utilisateurs ont besoin d’autant d’attention et d’aide que possible pour s’habituer pleinement au système et aux processus.
Les bons fournisseurs de logiciels proposeront ces offres de formation et d’assistance, non pas parce qu’ils cherchent à augmenter leurs ventes, mais parce qu’ils ont vraiment à cœur la réussite de la mise en œuvre de leurs clients. Méfiez-vous de ceux qui ne proposent pas ces paquets ou qui disparaissent après la date de mise en service du système !
C’est pourquoi, avant que notre équipe ne commence la mise en œuvre d’un nouveau système, nous informons toujours nos clients des effets positifs de la formation et de l’assistance aux utilisateurs sur une mise en œuvre, ainsi que de l’effort conjoint requis de toutes les parties. Toutes les personnes impliquées doivent travailler ensemble pour que le client puisse atteindre l’étape 3. Les dirigeants d’entreprise doivent accorder la bonne attention et la bonne motivation à leurs employés pendant la mise en œuvre, les fournisseurs de logiciels doivent former tous les utilisateurs, les employés doivent être formés à tout nouveau changement de processus, et plus encore.
Rappelez-vous…
Les utilisateurs sont la clé pour débloquer les nombreux avantages et améliorations d’un bon système logiciel. En responsabilisant les employés, ils seront en mesure de gérer le changement de manière plus positive et de s’adapter rapidement aux nouveaux systèmes et processus. La leçon à tirer de cet article est donc qu’il ne faut pas laisser passer les offres d’assistance et/ou de formation des utilisateurs proposées par votre fournisseur de logiciels lors de la mise en œuvre de votre prochain logiciel.
