4 conseils pour améliorer l’efficacité opérationnelle
Il existe une multitude de moyens, petits et grands, d’accroître l’efficacité opérationnelle d’une entreprise. Pour garder une longueur d’avance sur la concurrence, il est essentiel de se concentrer sur ce que votre client attend réellement de votre entreprise (et sur la manière de le lui fournir plus rapidement et à moindre coût), de déterminer comment le travail est réellement effectué par vos employés (gérer et améliorer vos processus d’entreprise) et de supprimer toute inefficacité évidente telle que la saisie manuelle inutile de données, les retards constants dans les commandes, la surproduction, etc.
Les 4 conseils mentionnés ci-dessous vous aideront à améliorer l’efficacité opérationnelle de votre entreprise :
- Rationalisation et automatisation des processus d’entreprise
- Automatiser la communication avec les partenaires
- Augmenter la collaboration entre les employés
- Améliorer la visibilité et la précision des données
- Réduction de la complexité des processus et de la saisie manuelle des données
- Améliorer la satisfaction des clients
1. Assurez-vous que votre équipe a un accès permanent aux informations de l’entreprise
Un accès continu et ininterrompu à des informations précises et en temps réel est essentiel. Vos employés doivent travailler sur un seul système, et non sur plusieurs systèmes distincts. Le partage d’une base de données permettra à votre équipe de travailler avec les mêmes informations afin de prendre des décisions précises et rapides et d’accomplir efficacement les tâches. Il existe des suites de gestion ERP abordables, comme ErpWizard, développées pour les PME qui permettent à ces dernières de rationaliser leurs processus et d’accroître leur efficacité.
Pour garantir que votre équipe dispose d’un accès continu et ne subit pas de temps d’arrêt au cours de la journée (ou de perte de données), assurez-vous de disposer d’une solution et d’un plan de continuité des activités et de reprise après sinistre. Ne lésinez jamais sur une bonne solution de continuité des activités ! Consultez le site QBR pour plus d’informations.
2. Permettez à vos travailleurs à distance d’accéder aux informations de l’entreprise depuis leurs appareils mobiles.
Ce point est lié au point n° 1 – veiller à ce que votre équipe (même celle qui travaille en dehors du bureau) ait accès à votre système de gestion (informations sur l’entreprise) à tout moment. Les commerciaux qui rendent visite aux clients pourront saisir immédiatement les commandes dans le système à partir de leur appareil mobile (en se connectant à l’application commerciale mobile de votre entreprise), ce qui garantit l’exactitude des commandes et leur traitement rapide. La satisfaction des clients sera certainement améliorée grâce à cette astuce !
3. Créer des processus efficaces avec les partenaires commerciaux
Recevoir un courriel ou un fax avec le bon de commande de votre partenaire, puis le saisir manuellement dans votre système de gestion, pour ensuite créer et renvoyer manuellement une facture ne peut pas être plus INEFFICACE. Il est temps que vous vous intéressiez à l’EDI afin d’envoyer et de recevoir des messages de partenaires par voie électronique. Les documents EDI, tels que les bons de commande, les factures, les ASN, peuvent ensuite être convertis en XML/CSV afin d’être intégrés automatiquement dans votre système de gestion – réduisant ainsi toute intervention humaine[Visitez EDI2XML pour voir comment cela fonctionne]. Vos partenaires, en particulier les grands acteurs comme Wal-Mart, Target, Home Depot, etc., seront certainement heureux que vous puissiez répondre à leurs exigences.
4. Développer et revoir un plan technologique chaque année
La technologie évolue en permanence. Les exigences de votre entreprise évoluent également en permanence. Le matériel et les logiciels de votre entreprise devront être réévalués de temps à autre pour s’assurer que ces solutions informatiques correspondent bien aux objectifs et aux exigences de votre entreprise. Tous les ans environ, en fonction de la croissance de votre entreprise, vous pouvez vous asseoir avec un consultant en informatique ou avec votre fournisseur de services informatiques pour déterminer ce qui manque à votre entreprise pour rester compétitive et efficace. Il est peut-être temps de mettre à niveau votre système, de simplifier quelques processus, d’introduire de la cohérence dans les processus et des procédures standardisées, de mettre en œuvre un outil de veille stratégique et d’analyse, etc. Élaborez un plan technologique pour tout cela afin d’éviter que des années ne passent avant que vous ne vous rendiez compte que vous vous êtes heurté à un mur et que vous devez procéder à une refonte complète de l’informatique, ce qui peut entraîner des perturbations majeures pour votre entreprise.
