Mise en œuvre ERP : 5 erreurs courantes qui affectent le succès
Nous avons tous entendu des mésaventures concernant l’implémentation de nouveaux logiciels et plus particulièrement ERP (planification des ressources d’entreprise).
Cependant, ce que nous n’entendons pas souvent, ce sont les erreurs encourues au cours de ce projet et qui auraient pu être évitées. Dans plusieurs cas, on blâme souvent le fournisseur de logiciel ou les employés qui résistent au changement. Cependant, certaines erreurs commises par les dirigeants d’entreprise peuvent affecter le résultat d’une implémentation ERP.
Voici 5 erreurs courantes que les chefs d’entreprise font lors de l’implémentation d’un nouveau logiciel :
1. Ils se retirent de la formation des utilisateurs et du service après-vente
Avant de commencer le projet d’implémentation, le fournisseur de logiciels propose à l’équipe de gestion différents plans de support qui répondent le plus à leurs besoins. Ces plans incluront des heures pour la formation des utilisateurs et pour le support post-implémentation.
Cependant, dans de nombreux cas, afin de réduire les coûts, les dirigeants se retirent de tout plan de soutien. Par conséquent, leurs employés eux restent sans formation. C’est une énorme erreur que de nombreux chefs d’entreprise font. Si les employés ne savent pas comment utiliser le système à son plein potentiel, les entreprises ne tireront pas tous les avantages du système ERP, au contraire, ils connaîtront une baisse de performances individuelles et donc une baisse de la productivité globale.
La formation des utilisateurs et un soutien adéquat qui peuvent atténuer le stress et réduire l’anxiété des employés associés à l’utilisation de ce nouveau logiciel. L’investissement dans la formation des utilisateurs est un actif à long terme qui augmentera leur productivité.
2. Manque de participation des chefs d’entreprise
Avant toute nouvelle implémentation du logiciel ERP, nous soulignons l’importance de la participation de l’administration dans le processus de la planification, ainsi que tout au long de la phase de mise en œuvre. Que comprend cette participation ? Nous comprenons bien que les propriétaires d’entreprise et les dirigeants sont extrêmement occupés avec leurs tâches quotidiennes et donc ils n’ont pas le temps de travailler et surveiller constamment le projet de la mise en œuvre.
Normalement, les entreprises formeront une petite équipe interne, d’environ 5 employés issus de différents départements, pour gérer et superviser le projet de mise en œuvre de l’ERP. La participation dont nous avons besoin de la part de la haute direction vient plus sous forme de soutien, de motivation et d’encouragement surtout lorsqu’ils voient ses employés frustrés ou effrayés par les changements à venir.
Pendant la période de formation des utilisateurs, il serait également utile si les dirigeants pouvaient réduire les tâches habituelles de leur équipe pendant une courte période de temps, afin de prendre le temps nécessaire pour être correctement formé par le fournisseur de logiciel.
3. Laisser tout entre les mains du fournisseur de logiciels
Nous l’avons déjà dit et nous le répèterons, une implémentation de logiciel, surtout une implémentation ERP complète, ne réussit que si TOUS les partis y participent, car tout le monde dans une entreprise sera affecté par le changement.
Semblable à l’erreur numéro 2 ci-dessus, chaque membre de l’équipe, même les dirigeants, doit avoir une sorte de participation dans le projet de mise en œuvre. Cela nécessite une collaboration concordante, cela implique que l’équipe informatique et l’équipe d’affaires travaillent conjointement et restent en constante communication au fur et à mesure de l’avancement du projet, pour s’assurer que tout se passe bien et que tous les besoins sont satisfaits.
Il est important d’expliquer aux employés comment leur participation et leur rôle dans le projet influenceront son succès. Cela leur donnera un sentiment d’engagement envers le projet et insufflera une attitude positive à l’égard du système et le processus de mise en œuvre, ce qui est certainement souhaitable.
4. Avoir des attentes irréalistes de délais et de coûts
Chaque implémentation de logiciel est unique. L’entreprise dans son ensemble peut être semblable à d’autres entreprises, mais une mise en œuvre n’est jamais exactement la même. Il est absolument essentiel de partager toutes vos attentes et hypothèses concernant le nouveau système et la phase de mise en œuvre. Cela inclut les délais, les coûts, les avantages, etc. En partageant tout cela avec le fournisseur informatique, ils seront en mesure de mettre les choses au clair dès le départ.
Par exemple, si vous vous attendez à ce qu’une phase de mise en œuvre dure seulement un mois, le fournisseur de TI, par son expérience et son expertise, pourrait vous donner un échéancier plus réaliste. Par conséquent, vous ne serez pas déçu et frustré lorsque la mise en œuvre dure plus longtemps que vos attentes. Ensemble, vous trouverez des objectifs et des attentes réalistes pour permettant à tous d’être exactement sur la même page.
5. Commencer le nouveau projet sans un plan d’action et un processus de travail
Ce n’est jamais une bonne idée de commencer n’importe quel projet sans plan d’action. Alors, pourquoi lancer une implémentation ERP sans ce dernier? Ce que chaque chef d’entreprise devrait faire est :
- Discutez avec le fournisseur de logiciels afin de décrire le processus complet ou le plan d’action pour la phase de mise en œuvre et créer un processus de travail.
- Identifier le rôle et la responsabilité de chacun tout au long de la phase de mise en œuvre ERP
- Partager le plan d’action avec tous les partis impliqués, ainsi que leurs rôles et responsabilités
- Éduquer correctement tous les utilisateurs du nouveau système au sujet de tout changement dans les processus d’affaires qui affectera leur travail.
Le meilleur est si les entreprises ont un plan bien conçu avant de commencer le projet ERP, en tenant compte des changements mineurs, afin d’éviter la confusion, les frustrations, l’augmentation des coûts, etc. Les principaux changements de logiciel ou de processus doivent être pris en considération pendant l’esquisse du plan d’action. Informer tous les employés des changements à venir afin qu’ils ne soient pas surpris et puissent avoir le temps d’accepter ces changements.
Si vous êtes un dirigeant d’une entreprise, ne faites pas ces erreurs communes. Contactez-nous aujourd’hui pour plus d’informations. +1 450-681-3009
La fin de l’année 2016 approche déjà. C’est fou comme le temps passe vite ! Pour de nombreuses personnes, cette période est la plus chargée, avec des événements d’entreprise, des réunions de famille, des achats de Noël, des vacances et bien d’autres choses encore. Pour de nombreuses entreprises, en particulier dans le secteur du commerce de détail, c’est aussi l’une des périodes les plus chargées de l’année. Toutefois, dans certains secteurs ou entreprises, le mois de décembre est calme, ce qui en fait le moment idéal pour se projeter dans l’avenir et planifier l’année à venir. C’est le moment où les dirigeants peuvent enfin consacrer quelques heures ou quelques jours à l’établissement et à la finalisation des budgets de l’année suivante, à la hiérarchisation des projets à venir, à l’évaluation des performances des employés et à l’examen des objectifs et des critères de référence pour l’année suivante. Ce que nos consultants encouragent toujours, c’est de prendre le temps d’examiner les processus opérationnels et de déterminer ceux qui ne fonctionnent plus correctement. Par exemple, constatez-vous une augmentation du nombre de clients mécontents, une augmentation de la saisie manuelle de données, une duplication du travail, une augmentation des coûts, des délais non respectés, des employés frustrés et improductifs… ? Si c’est le cas, il est certainement temps d’améliorer les processus qui ne fonctionnent pas et qui sont à l’origine de ces problèmes.
Nous sommes certains que la demande pour ces solutions de gestion ne fera qu’augmenter, car les dirigeants cherchent activement à transformer leurs entreprises en utilisant les dernières technologies disponibles sur le marché. Nous prévoyons que les applications commerciales mobiles figureront sur cette liste l’année prochaine, car les chefs d’entreprise cherchent à fournir à leurs équipes sur le terrain un accès à leur système de gestion pour saisir et examiner des données en temps réel. Les applications modernes, visuellement attrayantes et faciles à utiliser ne doivent pas être réservées à un usage personnel ; les entreprises devraient également bénéficier de ce type d’applications ! Une chose est sûre : les entreprises regardent au-delà de la marque lorsqu’il s’agit de systèmes logiciels et prennent le temps de s’assurer que le fournisseur de logiciels et ses offres conviennent à leur entreprise.
